今回のテーマは「退職届の書き方と提出タイミング」。
退職を決めたはいいけれど、次に迷うのが「退職届ってどう書くの？」「いつ出せばいいの？」というところ。特に新卒や第二新卒の方、あるいは転職が初めての方にとっては、ひとつひとつが未知の世界かもしれません。
この記事では、退職届に関する基礎知識から、具体的な書き方、タイミング、提出時のマナー、避けたいNG例まで、わかりやすく丁寧に解説していきます。
退職願と退職届は別物？それぞれの違いを簡単に解説
まず混同しやすい「退職願」と「退職届」の違いを押さえておきましょう。実はこの2つ、似ているようで大きく意味が異なります。
| 名称 | 意味 | 撤回の可否 | 出すタイミング |
|---|---|---|---|
| 退職願 | 「退職したい」という希望を申し出る書面 | 可能（交渉段階） | まず相談・了承を得るために提出 |
| 退職届 | 「退職する」ことを最終的に伝える書面 | 原則不可（正式通知） | 退職日が確定したら提出 |
簡単に言えば、退職願は「意思表示」、退職届は「確定通知」。会社によっては退職願だけで足りる場合もありますが、正式な処理には退職届が必要なことがほとんどです。
退職届はいつ提出すべき？ベストなタイミングとは
「退職の意思は2週間前に伝えればOK」というのは民法第627条に定められたルール。でも実際には、企業の就業規則に「1ヶ月前までに申し出ること」と書かれている場合が多いです。
そのため、円満に退職するためには以下のステップを踏むのがベスト。
- ① まずは直属の上司に口頭で退職の意思を伝える
- ② 退職日などをすり合わせて了承を得る
- ③ 指示されたタイミング・形式で退職届を提出する
いきなり書面を出すのは絶対NG。会社の混乱を避けるためにも、まずは対面での相談がマナーです。
退職届の基本的な書き方｜構成とテンプレート
退職届の書き方にはフォーマットがあります。ビジネスマナーとして大切なので、きちんと覚えておきましょう。
以下が基本的な構成です。
- 1. タイトル（中央に「退職届」）
- 2. 本文（退職の理由と希望日）
- 3. 日付（提出日）
- 4. 所属部署と名前
- 5. 宛先（会社名・代表者名）
具体的には以下のように書きます。
退職届 私儀（わたくしぎ）、一身上の都合により、 令和○年○月○日をもって退職いたしたく、 ここにお願い申し上げます。 令和○年○月○日 営業部 山田太郎 株式会社〇〇〇〇 代表取締役 〇〇〇〇様
退職理由は「一身上の都合」でOKです。わざわざトラブルの詳細や不満を記載する必要はありません。
退職届の提出マナー｜封筒・手渡しのルール
退職届は内容だけでなく、「渡し方」や「封筒の扱い」にもマナーがあります。ここで失礼があると、せっかくの円満退職が台無しに…なんてことも。
- 封筒は白無地（無地の長形封筒か二重封筒）
- 表には「退職届」、裏には氏名と部署を記入
- のり付けは不要（中身確認のため封はしない）
- 封筒の文字は縦書きが一般的
提出時は上司の都合を確認したうえで、静かな場所で丁寧に渡しましょう。口頭で「こちら、退職届になります。本日付で提出させていただきます」と一言添えると、より印象が良くなります。
退職届でやってはいけないNG例
退職届を書く際によくあるミスや避けたいNGポイントを紹介します。
- いきなり提出する
→ まず口頭で相談がマナー。突然の書面は相手も困惑。 - 感情的な文面を書く
→ 「もう我慢できません」などは絶対NG。退職届はあくまで公的な書類。 - 誤字脱字・曖昧な日付
→ 「令和5年5月吉日」などの表記は避け、具体的な日付を書く。 - パソコンで印刷し署名がない
→ 手書き署名（フルネーム）は必須。
印象を悪くしないためにも、退職届は「冷静・丁寧・簡潔」を意識しましょう。
よくある質問（Q&A）
初めて退職届を書く方が抱きがちな疑問に、Q&A形式でお答えします。
Q. パソコンで作成しても大丈夫ですか？
OKです。ただし、署名（名前）は手書きで行いましょう。完全に印刷だけだと事務的すぎる印象になることも。
Q. 上司が不在のときは誰に出せばいい？
基本は直属の上司。長期不在の場合は、その上の管理職や人事部など、会社の指示に従いましょう。メールやチャットで勝手に送付するのは避けた方が無難です。
Q. 退職願だけで済む場合は？
中小企業などでは「退職願の提出でOK」と言われるケースもあります。会社のルールや担当者の指示に従ってください。不安なら「退職願と退職届、どちらが必要ですか？」と確認を。
まとめ｜退職届の正しい準備が、円満な別れにつながる
退職届はただの書類ではなく、これまでお世話になった会社に対する“最後の礼儀”でもあります。
- 退職願と退職届の違いを理解する
- 退職の意思は1ヶ月前には口頭で伝える
- 退職届は手書き or PCでもOK（署名は手書き）
- 封筒や渡し方にもビジネスマナーを
- 感情的な内容や曖昧な表現は避ける
焦らず、段取りよく準備すれば、きっと円満に退職を迎えることができます。
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